Как планировать свой день

Планирование рабочего дня – это настолько обширная тема, что ей можно посвятить с десяток подробных разговоров. При этом тема планирования актуальна, востребована, нужна. Почему?

Человек в любые времена задумывался о трате своего главного ресурса – времени. Речь, конечно, о разумном человеке, а не о тех, кто плывет по течению.

И всегда получалось так, что времени не хватало. Не важно, было ли это сто лет назад, или в наши дни, временной ресурс ограничивает нас и наши возможности. С этим и пытаются справиться те, кто начинает планировать свой день более четко и системно.

Особенно актуально планирование для современного человека. Обилие задач, проектов, планов способно дезориентировать, снизить продуктивность и даже привести к депрессии. При этом мы понимаем, что чем больше задач решено, чем больше сделано дел, тем ближе мы к цели или тем выше будет заработок.

Существует отдельное направление в коучинге, которое помогает планировать свой день продуктивно и без надрыва. Этой же теме посвящено немало книг и научных статей во всем мире.

Поговорим о том, как планировать свой день, чтобы успевать больше, не в ущерб своему здоровью и психике.

Кому планирование дня важно

Берутся за функциональный ежедневник все, кому не лень. Блогеры и фрилансеры, инста-дивы и домохозяйки, бизнесмены и организаторы мероприятий. Естественно, у каждого из них будет своя система планирования времени, благо их существует огромное множество.

Так кому же важен тайм менеджмент?

• Людям, которые хотят успевать выполнять больше при той же трате времени.
• Тем, кто не может разобраться с множеством дел и задач.
• Тем, кто хочет достигать крупных целей и не откладывать их раз за разом.

Наконец, продуманное планирование просто необходимо тем, кому кажется, что он ничего не успевает, ничего не может довести до конца, у кого копятся дела и опускаются руки перед обилием задач.

Мы же будем рассматривать тайм менеджмент с точки зрения увеличения продуктивности в работе, ведь именно это позволит получать больше и расширять границы заработка.

Начните с выбора планировщика

Как бы банально это ни звучало, планировщик – планнер, ежедневник, блокнот – играет огромную роль в этом деле. Важно выбрать такой инструмент, с которым вам будет приятно и удобно работать.

Его должно «хотеться» взять в руки, он должен иметь подходящую именно вам линовку и графы. Словом, это должен быть помощник, который вы не забросите через некоторое время.

Именно поэтому покупка дорогого, но очень модного планнера не всегда оправдана. Бум на ведение ежедневников делает рынок предложения весьма обширным, и даже задает моду на те или иные модели блокнотов. Но кто гарантирует вам, что модное изделие будет удобно в вашем конкретном случае?

Ежедневники могут иметь разный формат, быть разлинованы клеткой, точкой, линией или иметь просто белые листы. Выбирать действительно удобный для вас планнер, скорее всего, придется методом проб и ошибок.

Но когда вы найдете его, у вас появиться желание заполнять его ежедневно, планировать день, неделю и месяц, а значит, цель будет достигнута.

Альтернативой бумажному планнеру часто выступают электронные приложения. Для кого-то этот вариант удобней, и здесь уже все зависит от ваших предпочтений.

Выбираем систему планирования

Как уже говорилось, таких систем десятки. Уровень внедрения принципов саморазвития настолько высок, что собственная система есть чуть ли не у каждого коуча, не говоря о популярных авторах и писателей книг по тайм менеджменту. Назовем несколько наиболее популярных.

«Большие камни» Стивена Кови

Мы уже говорили с вами о правиле 90/10 Стивена Кови в разрезе событий и нашей реакции на них. У психолога есть и другие работы, одна из которых – система планирования времени «Большие камни».

Все дела автор условно делит на большие камни, гальку и песок. Все это нужно поместить в одну банку, и от того, с чего вы начнете, зависит объем материала, который влезет в ограниченное пространство.

• Большие камни по Кови – это задачи, приступать к которым совсем не хочется, но которые способны привести вас к лучшему будущему.
• В качестве кальки подразумеваются понятные задачи, которые не так интенсивно продвигают нас, но также важны. Они же отнимают достаточно много времени. Они поставлены на поток и также требуют внимания с вашей стороны.
• Наконец, песок – это мелкие рутинные дела, не отнимающие много времени. Мы либо забываем о них, либо занимаемся весь день только ими, не продвигая более крупные дела.

Задача в том, чтобы наполнить банку времени таким образом, чтобы туда поместились все три вида материала. Если начать с песка, он не оставит места для крупных камней, а вот если начать с камней и гальки и засыпать потом песок, окажется, что места куда больше, чем вам казалось.

Метод Тима Феррисса

Данная система базируется на двух крупных составляющих: это принцип Парето, согласно которому 20% усилий дают 80% результата, и закон Паркинсона, который гласит, что работа заполняет все время, отведенное на нее.

Данная методика отлично зарекомендовала себя в тех случаях, когда вы не готовы поминутно планировать свой день, и вас раздражают бесконечные списки и перечни.

Суть в том, что 20% своего времени вы должны направить на выполнение наиболее важных и значимых задач. Остальное же будет идти своим чередом.

Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, ее по возможности необходимо сокращать, направляя свое внимание на наиболее важное, и избегая многозадачности и переизбытка информации.

Метод Pomodoro Франческо Чирилло

Еще одна популярная методика, о которой вы наверняка слышали. Здесь большое значение приобретает таймер, установленный на отрезки времени, предназначенные для работы.

• Одна «помидорка» по методу Чирилло, составляет 30 минут времени. Из них 25 необходимо максимально сконцентрированно работать, а пять – отдыхать.
• Вы устанавливаете и запускаете таймер и работаете, «не поднимая головы» 25 минут, после чего даете себе время на отдых.
• После отдыха запускается новый «помидор», и так далее.

Соответственно, чем больше помидорок в вашем дне, тем более продуктивным он был, тем больше дел или работы вам удалось сделать.

Такой метод хорош в тех случаях, когда вы постоянно отвлекаетесь от работы на что-то постороннее. Отсутствие концентрации лишает вашу работу продуктивности и заставляет сильнее уставать. Таким образом, планирование работы на день значительно облегчается.

Советы тем, кто начинает планировать свой день

Новичкам всегда сложно начать и не забросить свое начинание. Особенно это актуально с планированием дня. Если вам скучно, возможно, вы используете не ту методику, ваш планировщик вам не помощник или ваше подсознание просто противиться такому тотальному контролю.

Что можно посоветовать тем, кто только встает на путь эффективного планирования своего времени? У нас в запасе несколько правильных рекомендаций.

• Не скачите от системы к системе, не распробовав их как следует. Если после одного дня работы с конкретным методом вам кажется, что он неэффективен, скорее всего вы не испытали его в должной мере. Выделите на систему одну или две недели, чтобы оценить ее эффективность.
• Планируйте день с вечера. Такой подход многие люди практикуют на протяжении всей своей жизни. Если вечером вы распланируете свой следующий день, начинать работу наутро будет проще, а значит, работать вы будете более эффективно.
• Старайтесь делить крупные дела на части. Некоторые ваши задачи могут казаться просто невыполнимыми из-за своего объема. Поделите их на задачи более мелкие и вы поймете, что дела обстоят не так плохо.
• Пишите не только крупные, но и мелкие дела. Бывает так, что за день вы выполняете целую кучу мелких дел, но из-за того, что они не зафиксированы в вашем ежедневнике, кажется, что вы просидели весь день, сложа руки. Если записывать и помечать как выполненные мелкие задачи, складывается ощущение, что каждая минута потрачена не зря.
• Не забывайте подводить итоги. Итоги дня или недели – это то, чем вы можете гордиться, и что будет мотивировать вас на дальнейшие успехи и достижения.

Также на первых порах не рекомендуется перегружать планнер дедлайнами. Если купить новую сумку нужно не к определенному сроку, а просто нужно, выставлять дедлайн для этой задачи совсем не обязательно.

Помимо этого, важно следить, чтобы перечень дел на день не был перегружен. Реально рассчитывайте время и силы, чтобы раз за разом не выходило так, что вы не выполнили и половины из того, что записано в вашем ежедневнике.