Экономия времени

Экономия времени – не та наука, которой учат в университетах. Да и собственно о бережном отношении к собственному времени мы вспоминаем нечасто. Напротив, мы скорее хотим все успеть, берем на себя массу задач, будто в сутках не 24, а, как минимум, 36 часов.

Такая гонка вредна, с какой стороны ни посмотри. В первую очередь, стремление все успеть – это неизменный стресс, который может вылиться в выгорание и апатию. Неэкономное расходование времени не дает возможности работать продуктивно, при этом заветных часов постоянно недостает.

Наконец, если все свое время, как вам кажется, вы тратите на работу и выполнение важнейших задач, у вас просто не остается времени на себя, свои увлечения, свою семью, которая остается на обочине.

Мы часто экономим деньги, делая это с маниакальным упорством, но никогда не думаем о сбережении главного и невосполнимого ресурса человека – времени. Этой теме и будет посвящена наша сегодняшняя статья.

Кому пора учиться экономить свое время

К подобному решению приходят не просто так, ради интереса. Как правило, к той или иной системе экономии времени приводят особые обстоятельства. Разумное отношение ко времени – это не только эффективная работа, но и полноценный отдых.

Итак, кому рекомендуется взглянуть на свои ресурсы иначе?

• Если вы тратите на работу много времени, а на выходе получаете минимум результата, это свидетельствует о том, что вы нерационально используете его.
• То же самое можно сказать, если у вас не остается времени на выполнение основных задач.
• Если вы постоянно откладываете поход с детьми в кино, работаете в выходные и праздники, отношение к тайм-менеджменту следует пересмотреть.
• Вы не знаете, куда уходят часы и минуты, время бежит стремительно, пока вы собираетесь хорошенько поработать.

При этом правильная экономия времени – это организация своей деятельности таким образом, чтобы была повышена продуктивность. То есть, мы не ставим целью экономить, чтобы работать еще больше. Наоборот, мы стремимся  к тому, чтобы успевать больше в меньший временной отрезок.

Это актуально, когда работы больше, чем вы можете успеть, когда задачи душат и заставляют вспоминать о себе круглосуточно, когда череда дел нескончаема, а сил в вас уже нет.

Как работать больше, тратя времени меньше

Предположим, вы уже максимально эффективно планируете свой день и расставляете приоритеты, делегируете ряд задач, но все равно чувствуете нехватку времени. В этом случае, рекомендуем вам воспользоваться пятью приемами экономии рабочего времени, которые помогут вам успевать еще больше.

• Используйте готовые наработки. В однотипных задачах, которые следуют одна за другой, разумнее будет использовать готовые наработки, которые вы получили ранее. Готовые шаблоны электронных писем, презентаций и прочих задач также помогут вам в этом.
• Воспользуйтесь приемом составления контрольных списков. Это также один из распространенных методов, как быстрее справляться с рутинными ежедневными задачами, и не забыть ни одну из них.
• Выбирайте устную форму общения. В большинстве случаев, чтобы быстро обсудить задачу или заказ, узнать нюансы без воды и длительного ожидания, помогает устное общение, а не сообщения или голосовые.
• Максимально разберитесь в структуре задачи заранее. Сами поговорите с заказчиком или начальством, чтобы понять, чего ждут от вашей работы, что обязательно необходимо принять к сведению, а что – опустить.
• Пользуйтесь временными блоками. Для каждой задачи определите время, которое требуется для ее выполнения, и старайтесь не выходить за рамки установленного вами же блока.

Это то, что касается рабочего времени и его экономии. Но ведь остаются еще другие обязанности, которые необходимо выполнять ежедневно. Бросаясь из крайности в крайность, мы либо отдаем все время работе, в ущерб остальным сферам жизни, либо, наоборот, упускаем ряд задач, чтобы сделать рутинные дела по дому.

Чтобы этого не случалось, воспользуйтесь несколькими подсказками, которые помогут вам лучше себя организовать и взять свое время под контроль.

10 лайфхаков эффективной экономии времени

Чтобы высвободить пару часов за счет экономии времени на работу, или просто понять, куда уходит ваш ресурс, и как взять его под контроль, воспользуйтесь несколькими простыми лайфхаками, которые мы подобрали.

Создайте ежедневное расписание

И, само собой, следуйте ему. Против расписания дня можно назвать массу аргументов, но почему бы просто не взять и не попробовать, вместо того, чтобы противиться.

Каким бы ни был ваш график или график ваших детей, всегда можно запланировать основные блоки, которые необходимо выполнить, и, так называемые «окна», которые остаются относительно свободными и могут варьироваться.

Кому-то подходит максимально жесткое расписание, кто-то – наоборот, не может организовать себя под таким давлением. Попробуйте разные варианты расписания, чтобы понять, какой вам ближе и удобнее.

Правило двух минут

Есть такой распространенный прием: если вы можете сделать что-то за две минуты прямо сейчас, сделайте это, не откладывая. Считается, что такая мелочь, отложенная на потом, займет уже не две, а пять минут, а это уже противоречит принципам экономии.

Отправить сообщение, ответить на письмо, найти нужный контакт, да даже загрузить стиральную машину можно всего за две минуты, так почему бы этого сразу не сделать?

Заботьтесь о новом дне с вечера

К сожалению, этому простому правилу следуют далеко не все, так как не приучены с детства. Сделайте все возможные дела с вечера, чтобы не загружать ими плодотворное утро. Школьники учатся этому с младших классов: приготовить сменку, собрать портфель, подготовить одежду.

Так же может поступать и взрослый человек: выбрать костюм, почистить обувь, упаковать обед, чтобы потом положить его в сумку. Планирование следующего дня также рекомендуется делать с вечера.

Избавляйтесь от соблазнов

Многие во время работы часто и много отвлекаются. Хотел отправить письмо, но «залип» в социальной сети или в YouTube, готовил документ, но вдруг решил прибраться на рабочем столе, чтобы этого не делать.

Чтобы не отвлекаться, необходимо по максимуму избавиться от соблазнов. Блокируйте на время работы соцсети, убирайте в другую комнату смартфон, держите вещи на столе в порядке, и вам просто не на что будет отвлечься.

Оцените многозадачность

Многим людям проще быстро выполнить одну задачу, сконцентрировавшись на ней, чем выполнять сразу несколько задач. У многозадачности есть свои поклонники, но относитесь ли вы к их числу?

Если многозадачность – не ваш конек, это не страшно. Просто выполняйте за раз по одной задаче, что будет выходить у вас более эффективно и быстро.

Выйдите из социальных сетей

Вы не представляете, сколько времени съедают социальные сети! Это просто бермудский треугольник, куда заглядываешь на минуту, и остаешься там на часы. Кстати, мы уже говорили, что одна из *привычек бедного человека* — это как раз убийство собственного времени в соцсетях, вместо действительно полезных занятий.

Избавиться от зависимости от ленты не так просто. Некоторые умудряются настолько «подсесть», что в дальнейшем искусственно вырабатывают привычку не заглядывать в Инстаграмм каждый час.

Чтобы сэкономить свое время, возьмите себе за правило заходить в соцсети один или два раза в день на десять минут. Этого вполне достаточно, чтобы узнать новости и прочесть сообщения, а котиков в ленте оставьте тем, кто не ценит свое время.

Не отвечайте на телефонные звонки

Мобильный телефон вообще лучше отложить, когда вы работаете. Если постоянно отвлекаться на звонки, вы успеете сделать в разы меньше, чем запланировали. При этом далеко не каждый звонок важен и требует вашего внимания сию минуту.

Некоторые совершенствуют этот навык до того, что умудряются говорить по телефону только с родными или друзьями, полностью игнорируя остальные входящие.

Составляйте списки и держите их под рукой

Списки дел актуальны в любой деятельности, не важно, сидите ли вы в офисе, или пребываете в декретном отпуске. Есть даже особая категория людей – любителей списков – которые не делают ничего, не записав этого в свой ежедневник.

Приятно, выполнив что-то, отметить эту задачу особым образом, а вечером оценить, сколько из запланированного вам удалось сделать.

Мы не призываем доводить процесс до фанатичности, но попробовать составлять списки и следовать им определенно стоит.

Используете время на рутину с пользой

Когда вы делаете дела, не требующие вовлечения, используйте время для саморазвития. Во время того, как нарезаете овощи к обеду, смахиваете пыль, прибираете в шкафу, слушайте подкасты или полезные аудиокниги.

Наверняка в вашем расписании достаточно такого времени, когда вы можете делать их. Это ли не повод прослушать топ книг по финансовой грамотности и инвестициям, и совместить два дела в одно?

Пробуйте разные системы экономии времени

Их на самом деле много, они разные, и подходят они разным людям. Есть системы, которые строги и безжалостны, и в них находят свое спасение педанты и перфекционисты. Есть более лояльные методики управления временем, не загоняющие вас в строгие рамки.

Главное – найти действительно свою систему, и тогда следовать ей будет легко и приятно, а вы сможете, наконец, взять свое время под контроль.