Принципы тайм-менеджмента в работе

Где нам с вами чаще всего не хватает времени для того, чтобы всё успеть? Правильно, на работе. Именно рабочие задачи съедают такое количество времени, что часть из них так и остается нерешенной, а другая плавно перетекает на нерабочее время.

Или вы только думаете, что куча задач, планов, писем, встреч, звонков съедает ваши рабочие часы? Вполне может статься, что того времени, что отведено на их выполнение, вполне достаточно и даже в избытке. Тогда почему вы вечно ничего не успеваете?

Все дело в умении планировать свое время и свою работу, в умении делать то, что необходимо, не отвлекаясь на посторонние вещи. Это и есть тайм-менеджмент в работе, о котором так модно говорить сегодня.

Главная его цель – это организация рабочего процесса таким образом, чтобы не тонуть в задачах, выполнять необходимую работу, не изматывая себя при этом до предела. Еще одна задача – это настройка своей продуктивности, построение рабочего процесса таким образом, чтобы он действительно двигался. Конечно, это далеко не всё.

Итак, сегодня тайм-менеджмент в работе как никогда актуален, ведь современному человеку приходится делать столько, сколько в былые времена выполняла целая бригада специалистов. Дедлайн, аврал, сроки, отчеты, депрессия и панические атаки – пора выходить из состояния вечно неуспевающего человека и начать действовать.

С чего начать, если раньше вы не управляли своим временем

Можно сколько угодно следить за утекающим временем, но так и не взять его под контроль. Прежде чем использовать какие-то методики, включать секундомер и внутреннего ментора, рекомендуем для начала понять, что именно крадет ваше время.

Представьте ситуацию: утром вы полны сил и энергии, планируете сделать это, другое, а еще вон то, но спустя уже несколько часов понимаете, что ничего сделано не было, а поставленные на день задачи так и остались нерешенными. Куда же делось ваше время?

Современный человек буквально окружен соблазнами, съедающими заветные минуты. Видео, подкасты, соцсети, мессенджеры, почта – всё это берет столько времени, что даже жутко.

Проследите за собой, насколько часто вы отвлекаетесь на подобные вещи, будучи на работе. Как часто просматриваете ленту, с какой частотой проверяете почту и читаете сообщения, как откликаетесь на уведомления о выходе видео.

Если убрать из рабочего дня хотя бы половину названных моментов, вы уже освободите кучу времени. Если не отвлекаться на соцсети вообще, отказаться от вечеров, занятых бездумным листанием ленты, у вас появится время на чтение и саморазвитие, проверено! Если же вам мало подобных изменений, переходите ко второму, не менее важному делу – расстановке приоритетов.

Расстановка приоритетов в рабочих задачах

Расставить приоритеты во время планирования дня – это значит ничего не забыть и выполнить то, что нужно. Как вы уже догадались, для этого необходимо иметь хотя бы подобие рабочего ежедневника, куда вы вносите задачи.

Обойтись без записей совсем очень сложно. Многозадачность, корректировки, новые поручения – как правило, что-то из этого в один прекрасный момент выскакивает из памяти.

• Человек, который держит под контролем свое время, обладает еще одним преимуществом – он ничего не забывает. Но память наша не безгранична, так что без помощника не обойтись.

Выбирайте тот вариант ведения записей, который вам наиболее удобен. Кто-то любит писать ручкой в блокноте, а кто-то – пальцем в планнере смартфона. Главное – чтобы вам было удобно и хотелось раз за разом возвращаться к своим записям.

Вернемся к приоритетам. Большинство методик тайм-менеджмента предполагает систематизацию дел и задач по степени важности. Именно на этом делении базируются методики вроде «Съесть жабу», «Матрицы Эйзенхауэра», «Формулы 10 дел» и прочие. Всего можно выделить три группы рабочих задач:

• Главные – те, что важнее всего сделать, те, что нужно сделать быстро, те, что требуют больше сил и времени.
• Вторые по значимости, те, что уже не настолько трудоемкие и утомительные, но решение которых также продвигает вас к намеченной цели.
• Мелкие задачи, которые также называют рутинными, и от которых сложно отвертеться.

Специалисты рекомендуют для начала выписать все задачи, не ранжируя их. После этого в списке необходимо выделить главные задачи, желательно, не больше 1-2, вторые по значимости (3-4) и мелкие, число которых достигает 6. Конечно, задач может оказаться и больше, но если разумно взглянуть на планирование, то становится ясно, что слишком большой список задач не способствует скорейшему их решению.

Наоборот, длинный перечень дел дезориентирует, подавляет, заставляет нас прокрастинировать и откладывать важные задачи на потом.

Тайм-менеджменту в работе посвящено немало книг. Если всерьез подойти к изучению темы, вы поймете, что даже самую запущенную ситуацию можно исправить хорошим планированием, мотивацией и расстановкой приоритетов.