Тайм менеджмент в работе

Какой ресурс является наиболее важным для каждого человека? Это время. Силы мы можем восстановить, деньги – заработать, и только время является тем ресурсом, который невозможно восполнить и вернуть.

Отсюда следует, что к собственному времени необходимо относиться разумно. В наш век оно бежит еще быстрее: обилие информации, многозадачность, желание все и везде успеть – все это приводит к тому, что человек ничего не успевает и при этом выбивается из сил.

Тайм менеджмент – это наука, да-да, именно наука, которая помогает организовать свою деятельность таким образом, чтобы поставленные задачи решались, цели достигались, а вы перестали жить на работе в прямом смысле слова.

Это не просто экономия времени, которая, безусловно, также важна, это целая система, о которой мы поговорим подробнее сегодня.

Кому нужен тайм менеджмент в работе

Можно подумать, что контролируемая система управления временем нужна офисным служащим. Но, если подумать, ответ на этот вопрос куда проще: тайм менеджмент нужен всем. Не важно, где вы работаете, как проводите свободное время, сколько зарабатываете и сколько задач ставите перед собой.

Тайм менеджмент актуален в любых обстоятельствах, будь вы офисный служащий, преуспевающий блогер, фрилансер в свободном плавании или любой другой специалист, ценящий свое время. Это необходимо по разным причинам. Например, чтобы:

• уметь разграничивать рабочее и личное время;
• лидировать в условиях конкуренции;
• успевать выполнять больше за более короткий срок;
• своевременно выявлять и исправлять ошибки в работе;
• избавиться от стресса и депрессии;
• больше зарабатывать.

Постоянная гонка за временем – это стресс для любого человека, который снижает продуктивность, заставляет прокрастинировать и в итоге лишает желания что-либо делать в принципе.

Можно рассматривать тайм менеджмент в качестве ответа на вопрос как заработать много денег или преуспеть в движении по карьерной лестнице.

Управление временем необходимо, чтобы в рабочие часы успевать максимум, не затрагивая часы личные. Это еще одна весьма актуальная проблема современных людей, которые работают сутками, не видя семьи.

При этом даже крупные специалисты часто не способны настроить свое рабочее время таким образом, чтобы достичь перечисленных целей. Здесь важен системный подход.

Система тайм менеджмента в работе

Скорость течения времени каждый человек воспринимает индивидуально. Кому-то не хватает часа, чтобы просто проверить почту, а кто-то способен трудиться определенное количество часов и выполнять столько работы, сколько запланировано изначально.

Все это тайм менеджмент, который представляет собой управленческий инструмент, объединяющий жизненные и профессиональные цели с вовлечением имеющихся у человека ресурсов и компетенций.

И в данную систему включены, в первую очередь, базовые приемы, которые помогают стать более организованным человеком. Если время управляет вами, а не наоборот, начните с самого простого, чтобы улучшить ситуацию.

Определите цель

Именно определите собственную цель, а не скопируйте у кого-то. Цели у каждого человека свои, и стартовать необходимо, держа их в голове.

Ваша цель должна быть четкой картиной, а не расплывчатым абстрактным светлым будущим, которое вот-вот наступит. Заниженная значимость цели или, наоборот, наполеоновские планы при отсутствии необходимых для их реализации ресурсов – не ваш случай.

Больше конкретики и понимания, что вы поставили перед собой реалистичную цель. Как это сделать?

• Разработайте систему ценностей, чтобы не «расплескать» достижения в процессе.
• Оцените возможные ошибки, которые могут возникнуть в вашей работе на пути к цели.
• Определите последствия достижения цели, что это даст именно вам и окружающим.

Актуальность управления временем сегодня настолько высока, что уже есть особые программы по контролю рабочего времени. Попробуйте одну из таких программ, возможно, именно она поможет вам успевать больше при меньших усилиях и временных затратах.

Начните планировать

Составляя план, начинайте с небольших отрезков времени. Оптимально, если вы начнете планировать один свой день, и будете делать это с вечера. Именно предварительное планирование, как показывает практика, дает более ощутимый эффект.

Попытайтесь прожить следующий день, представить, что вы будете делать, какие задачи решать. Еще один плюс такого подхода – вы сможете распределить множество задач таким образом, чтобы сбалансировать их по затраченным усилиям.

Например, если вы хотите поработать над двумя сложными проектами, в плане их необходимо чередовать с другими, менее сложными задачами, не требующими больших усилий. Это логично, ведь хорошенько потрудившись над одним проектом, вы не будете чувствовать в себе сил сразу же заниматься другим.

Чередование интенсивных и менее интенсивных дел в планировании поможет вам оптимально распределить нагрузку.

Расставляйте приоритеты

Приоритизация – еще один навык, который придется получить на пути к управлению временем. Умение расставлять приоритеты – это умение из обилия поставленных задач выделять те, которые приведут вас к поставленной цели.

Можно бесконечно долго разбираться с мелочами, отвечая на письма, делая звонки, заполняя текущие документы, и так и не прийти к решению задач по основному проекту. К концу дня вы понимаете, что, по сути, не сделали ничего, хотя занимались работой весь день.

Это и есть неумение выделять приоритеты в общем потоке работы. Пора осознать, что количество вовсе не равняется качеству, и результат зависит не от того, сколько дел вы решили за день, а от того, какие это были дела.

Не торопитесь хвататься за дело. Сначала постарайтесь оценить значимость того, что планируете выполнить, и расставьте приоритеты.

Учитесь фокусировать внимание

Это очень большая проблема современного человека. Неумение фокусироваться на работе, постоянные «срывы» в виде ленты соцсетей, мессенджеров, почты – все это поглощает ваше время в неимоверном количестве.

Уже давно доказано, что работа над определенной задачей, без ухода внимания на второстепенные задачи будет в разы эффективней. Более того, на одну и ту же задачу вы потратите времени меньше, если сможете сфокусироваться на ее решении.

Вообще, увлечение социальными сетями и иже с ними не приведет вас к богатству. Люди, которые делают вашу ленту, зарабатывают на вас деньги. Вы же тратите свой главный ресурс, просто листая.

Чтобы не отвлекаться, можно использовать таймер, который отсчитает необходимое для дела количество минут. Пока не прозвучит сигнал, делайте свою работу, вкладывайте в это максимум, и только после звукового сигнала таймера расслабьтесь и отдохните.

Перестаньте прокрастинировать

Как часто вы откладываете выполнение самой главной, значимой задачи на последние минуты. Вечные дедлайны и судорожные попытки сделать нужное в последний момент – это прямое свидетельство того, что вы не умеете управлять своим временем.

Можно сколько угодно отодвигать в сторону написание отчета или диплома, важный звонок или создание проекта, но когда-то время на это придет. И, скорее всего, оставшегося времени уже будет недостаточно, чтобы сделать работу вовремя и без лишних нервов.

«Съесть лягушку», то есть, начать с того, что вы без конца отодвигаете, будет лучшим начинанием вашего нового рабочего дня.

Будьте проактивны

Важно начать свой день правильно. И дело не в копировании режима работы других людей, а в выборе темпа и интенсивности лично для себя. Одни люди достаточно энергичны для того чтобы весь день справляться с задачами разной сложности.

Другие, наоборот, быстро выдыхаются, а значит важные дела им необходимо сделать раньше, чем силы закончатся. Кто-то начинает работу выполнением важных дел, оставляя на конец дня мелочь, кто-то раскачивается на незначительных задачах, постепенно ускоряясь и переходя к значимым.

В общем, вам необходимо начать день правильно с точки зрения вашей продуктивности, темперамента и скорости.

В любом случае, тайм менеджмент в работе, даже если вы не используете каких-то конкретных методик, а следуете базовым правилам, сделает ваш день более результативным, а ваше время не будет утекать сквозь пальцы.