Планирование рабочего дня

Планирование рабочего дня еще не так давно не имело такой популярности. Да, возможно, кто-то и занимался распределение работы по времени, но не так скрупулезно и тщательно.

Что изменилось? В первую очередь, у современного человека появилось куда больше задач, чем раньше. Большой объем работы, многозадачность, дедлайны и прочие характерные явления как нельзя лучше иллюстрируют темп жизни и работы.

Таким образом, на первый план выходит тайм-менеджмент и его методы, которые для многих стали реальным спасением.

При этом планирование рабочего дня – это не просто запись актуальных задач или перечисление того, что нужно сделать. Это более глубокая система, которая предполагает, что вы расставляете приоритеты в работе и определяете, какие задачи и в какое время вам необходимо решить, чтобы все успеть и не «перегореть».

При умелом использовании, бизнес-планирование времени помогает успеть сделать больше, уложиться в отведенный срок, сэкономить ресурсы не в ущерб качеству результата.

Почему важно планировать свою работу

Бытует мнение, что планирование рабочего дня актуально лишь для людей с ненормированным графиком работы – «свободных художников», фрилансеров, владельцев бизнеса, то есть тех, чей график не укладывается в режим офисного служащего.

А тем же офисным служащим планировать работу не имеет смысла, они и так знают, что им делать ежедневно. Но такое мнение в корне неверно. Умелое внедрение тайм-менеджмента в работу актуально для любого человека, независимо от того, чем он занимается.

• Суть в том, что планирование работы призвано повысить эффективность человека. Оно учитывает периоды наиболее высокого уровня продуктивности и время, когда ее, наоборот, недостает.

То есть, распределяя задачи по рабочему времени, вы делаете это таким образом, чтобы получалось успеть больше, а сами задачи решались наиболее эффективно. Такой план учитывает не только рабочие, но и личные моменты, то есть помогает человеку адаптироваться под действующие условия и выработать свой ритм.

Говоря совсем просто, вы успеваете больше за то же время и делаете работу качественнее. Именно поэтому планировать время своего рабочего дня полезно не только фрилансерам, но и представителям любой профессии.

Особенно это актуально для руководителей и владельцев бизнеса, ведь именно им, как правило, недостает часов в сутках, чтобы все успеть и вести свое дело вперед.

Что включает в себя эффективное планирование

Прежде всего, эффективное планирование призвано научить расставлять приоритеты. Вспомним про многозадачность, которая сопровождает буквально каждого современного человека. Умея расставлять приоритеты, вы заранее понимаете, каким задачам в текущем дне уделить внимание, а какие можно отложить, передать другому или вовсе убрать из списка на выполнение.

Этому способствует правильное ранжирование задач, распределение их по группам, ориентируясь на важность, срочность, пользу и так далее. Один рабочий день ограничен по времени, поэтому выделять задачи, которые однозначно дадут положительный результат, особенно важно.

Однако суть планирования рабочего дня – это не только выделение задач, но и поиск наиболее эффективных путей их решения. То есть, вы не только выбираете те задачи, которыми будете заниматься, но и определяете, каким образом будете их решать.

Наконец, в свой план дня необходимо включать свободное время, которое высвобождается, благодаря расставлению приоритетов. Используя его, вы будете больше успевать не в ущерб качеству своей работы.

Как правильно планировать рабочий день

Существует достаточно методов тайм-менеджмента, ориентированных на то, как вы будете распределять работу в течение дня. Здесь важно учитывать то, в какое время вы привыкли работать, ведь далеко не каждый работает с утра и до середины вечера, у некоторых наиболее продуктивны другие часы. Если же вы трудитесь в офисе, то ваш рабочий день можно условно разделить на:

• утро или начало дня;
• основную часть дня;
• вечер или завершение рабочего дня.

Какие-то конкретные советы здесь давать довольно сложно. В первую очередь, это можно объяснить тем, что каждый человек имеет свои внутренние часы продуктивности. Кто-то может с утра свернуть горы, а к вечеру устать. А для кого-то, наоборот, необходима «раскачка» в виде мелких дел, для того чтобы приступить к важным и неотложным задачам.

Так что вам для эффективного планирования необходимо сначала прислушаться к себе и своим биоритмам, чтобы выделить те часы, которые конкретно для вас будут наиболее продуктивными.

В зависимости от этого, утро можно посвятить составлению плана на день, оценке поставленных задач, мелким делам вроде ответов на письма и звонки, или, наоборот, прямо с утра «съесть жабу», чтобы она не стояла над душой весь рабочий день.

В течение дня, после раскачки, можно выделить время на ключевые задачи, требующие основного объема времени и сил.

Наконец, вечер вполне можно посвятить составлению плана на новый день, доделыванию того, что нужно на сегодня и так далее. Опять же, это очень общие рекомендации, которые применимы или нет у каждого отдельно взятого человека.

Что же касается непосредственно рабочих методик планирования рабочего дня, то мы как раз подошли к ним. Оцените методы тайм-менеджмента, которые доказано работают, и выберете тот, который вам действительно подходит.

Методы планирования рабочего времени

Их очень и очень много. Актуальность темы заставляет людей изобретать собственные системы и методы, которые будут работать конкретно в их жизни. Вам вовсе не обязательно следовать их примеру и выдумывать что-то новое. Куда проще выбрать из существующих методик, чтобы научиться экономии времени и грамотному планированию своего дня. Приведем несколько популярных рабочих методик.

Метод «Альпы»

Название метода не случайно, оно символизирует ваш подъем к вершине, то есть, к цели. Это довольно популярная методика, позволяющая заранее выявлять приоритетные задачи и выполнять их за установленное количество времени.

• Для начала вы ставите задачи на день. Делать это можно с вечера или в начале рабочего дня. Задач не должно быть слишком много, 7-8 вполне достаточно.
• Далее из списка выбираются приоритетные задачи, которые вы можете пометить как наиболее важные.
• На каждую поставленную задачу необходимо выделить определенное время. Если задачи типичные, вы можете заранее произвести хронометраж, чтобы точно знать, сколько времени они занимают. Таким образом, вы распределяете возможное время по всем поставленным на день задачам.
• Следующим шагом будет рационализация, то есть, анализ и оценка задач, которые помогают оптимизировать процесс, сделать процесс выполнения проще или быстрее.
• Наконец, этап выполнения, который предполагает, что вы берете приоритетную задачу из списка и приступаете к ней, параллельно контролируя время.

Конец дня – время подведения итогов, замера «высоты», на которую вам удалось подняться за день. Оставшиеся задачи, которые не были выполнены, можно перенести на следующий день или отложить, все зависит от степени их важности.

Метод Айви Ли

Эта система схожа с предыдущей. Ее основатель – журналист Айви ЛИ, разработавши собственный метод планирования рабочего времени, который отличается простотой и эффективностью.

• Суть в том, что вы вечером начинаете планировать следующий рабочий день и выделяете шесть приоритетных задач. Их сразу необходимо ранжировать по степени важности и приоритету.

На следующий день вы приступаете к первой задаче и не переключаетесь на другую работу, пока не выполните ее. Таким образом, вы сразу видите, какую работу предстоит выполнить, а также оцениваете свои возможности по числу выполненных дел.

Однако если в работе часто меняются условия, добавляются срочные задачи, сдвигаются дедлайны, такой подход может работать не слишком эффективно.

Система 1-3-5

Многозадачность часто ставит в тупик, заставляет прокрастинировать и откладывать важные и крупные дела на потом. По крайней мере, так говорят психологи. Поэтому и появилась система 1-3-5, которая не загружает вас задачами под завязку и дает возможность заниматься работой разного приоритета.

• В данной системе количество дел в плане сокращается до 9 – это оптимальное число, которое не дает погрязнуть в многозадачности, но и не дает расслабляться в рабочем процессе.
• Планируя день, вы выбираете одну самую важную задачу, три – поменьше, но из тех, что нужно решить за день, и пять текущих, рутинных, которые решаются по возможности и которые можно перенести в случае необходимости.

Само собой, работа начинается с выполнения первой или трех основных задач, тогда как пять неосновных оставляются напоследок. Такой подход помогает сделать больше за отведенный промежуток времени и научит расставлять приоритеты в работе.

5 правил успешного планирования рабочего времени

Правил, которые помогут вам правильно и эффективно планировать свое рабочее время, может быть сколько угодно. Здесь, как в процессе саморазвития, каждый человек выбирает то, что ему ближе, и что не идет вразрез с рабочим процессом. Мы же дадим всего пять советов, как наиболее эффективно планировать работу на день.

• Четкие временные рамки. Если вы заранее установите четкие временные рамки для каждого блока работы, вы сможете настроить себя на то, чтобы успеть выполнить запланированное, не нарушая дедлайна.
• Учет биоритма. Важные дела и серьезные задачи необходимо планировать на время вашей максимальной продуктивности. Это может быть утро или середина дня, выбор зависит от вас и ваших биоритмов.
• Крупные дела делятся на части. Объективно стоит понимать, что одну крупную задачу невозможно решить за один день. Разумно будет разделить ее на блоки, части, этапы, и поочередно выполнять их, постепенно двигаясь к цели.
• Смотреть на планирование реально. Если вы записываете на день несколько десятков задач, это не значит, что вы действительно решите их. Невыполненные дела смущают, лишают настроения и стремления продолжать работу. Так что лучше запланировать несколько дел, которые вы действительно выполните, а не записывать кучу задач, заранее зная, что вы не справитесь с ними.
• Ведение записей. Даже если вы не любитель работать с бумагой и ручкой, вести записи необходимо. Это и самоорганизация, и возможность контролировать рабочий процесс, и эффективный способ ничего не забыть. К тому же, помимо блокнота и ручки, вы можете использовать специальное приложение на телефоне.

Можно перечислять правила планирования долго, мы же постарались выделить наиболее актуальные и значимые.

Конечно, если вы только начинаете работать над регулярным рабочим планом, не обойдется и без ошибок. Освоив базовые приемы планирования рабочего дня, вы сможете избежать технических ошибок вроде неправильной расстановки приоритетов или неверного хронометража. С внешними факторами, мешающими вовремя выполнять поставленные задачи, справиться сложнее, но и это возможно. Наконец, большую роль играет психологический фактор, различные виды боязни: перемен, больших задач, дедлайнов и так далее.

Начните с того, что утром набросайте примерный план работы на день. Пусть это будет стартом вашего успешного тайм-менеджмента!